Audit de vos sources
Nous listons avec vous les documents qui doivent entrer dans la base et ceux qui doivent rester à l'écart. Un document obsolète ou contradictoire pollue plus qu'il n'aide.
Vos documents deviennent une source de réponses
Vos contrats, vos procédures, vos fiches produit, votre documentation technique. Tout ce qui existe déjà en interne peut être interrogé en langage naturel par vos équipes et vos clients, avec citation précise des sources.
Le principe
Chercher une information sans la chercher
Vous avez déjà la réponse quelque part. Dans un contrat signé il y a deux ans, dans une procédure Google Docs, dans un fichier SharePoint, dans un PDF reçu par email. Le problème n'est pas la connaissance : c'est le temps passé à la retrouver. Une base documentaire IA indexe l'ensemble de vos sources et permet de poser une question directement, comme à un collègue qui aurait tout lu.
- Indexation de vos documents existants (Word, PDF, Google Docs, Notion, SharePoint, Confluence)
- Réponses en langage naturel, construites à partir du contenu réel de vos documents
- Citation systématique de la source : extrait du document, lien direct, numéro de page
- Mise à jour continue : quand un document évolue, la base se synchronise automatiquement
- Accès contrôlé : chaque utilisateur ne voit que les documents auxquels il a droit
Mise en place
Comment nous préparons votre base
L'efficacité d'une base documentaire dépend de la qualité de sa préparation. Ce n'est pas un outil qu'on branche et qui marche : c'est un travail de sélection et de structuration que nous menons avec vous.
Nettoyage et structuration
Nous harmonisons les formats, découpons les documents volumineux en sections interrogeables et ajoutons les métadonnées utiles (date de mise à jour, propriétaire, périmètre).
Indexation sémantique
Chaque section est analysée et indexée pour que l'IA puisse retrouver l'information pertinente même quand la formulation de la question diffère de celle du document.
Tests et ajustements
Nous exécutons des séries de questions types avec vous pour vérifier la qualité des réponses. Nous affinons la base tant que le résultat n'est pas satisfaisant.
Cas d'usage
À qui ça sert concrètement
Support technique
Vos techniciens interrogent la base sur un code erreur, une référence produit ou une procédure de maintenance. La réponse tombe en quelques secondes, citations à l'appui.
Service juridique et RH
Vos équipes interrogent la convention collective, les contrats types ou les procédures internes sans avoir à solliciter systématiquement un expert.
Onboarding
Les nouveaux arrivants ont un compagnon qui connaît l'entreprise. Les questions basiques trouvent réponse sans mobiliser leur manager ou leurs collègues.
Catalogue produit
Vos commerciaux interrogent les fiches techniques, les conditions de garantie, les cas d'usage. La documentation commerciale devient vivante, pas un classeur qu'on consulte rarement.
Conformité et qualité
Vos auditeurs ou vos équipes qualité accèdent instantanément aux procédures ISO, aux CCTP, aux rapports antérieurs. Rien ne se perd dans l'arborescence.
Couplée au chatbot IA
La base alimente le chatbot pour vos clients ou vos utilisateurs. Les réponses publiques restent cohérentes avec vos documents officiels.
Transparence
Ce que fait la base, et ce qu'elle ne fait pas
✓ Ce qu'elle fait
Répondre depuis vos documents uniquement
La base répond exclusivement à partir des sources que vous avez fournies. Aucune information extérieure ne vient se mélanger à vos réponses internes.
Citer ses sources
Chaque réponse s'accompagne du document source, de l'extrait pertinent et d'un lien direct. Vos utilisateurs peuvent vérifier, approfondir, contester.
Respecter les droits d'accès
Un utilisateur ne peut interroger que les documents auxquels il a droit. Les permissions de vos espaces de stockage sont reproduites fidèlement.
✕ Ce qu'elle ne fait pas
Se substituer à votre expertise
La base restitue ce qui est écrit. Elle ne remplace pas le jugement d'un juriste, d'un médecin ou d'un expert métier. Elle fait gagner du temps, pas de la responsabilité.
Répondre en dehors de son périmètre
Si la question n'a pas de réponse dans vos documents, la base le dit explicitement. Elle n'invente pas et ne complète pas avec une connaissance générique.
Mélanger vos données avec celles d'un tiers
Votre base reste isolée. Vos documents ne sont pas utilisés pour entraîner un modèle public ni partagés avec d'autres clients Biyn.
Une base documentaire sur vos propres documents ?
Envoyez-nous un échantillon représentatif. Nous construisons une démo en quelques jours pour vous montrer le rendu réel avant toute décision.
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